アイデアメモ~社内情報集約化ツール~

2021-10-19 17:10:58 79

はじめに

社内のDXを進める上で、「誰」が「どこ」で「どんな」情報を保有しているのか、全国に散在する社員でどのようにして共有するのかが課題だと感じた。

かといって、AIを導入して社内のあらゆる情報を洗い、キーワードで引っ掛けるようなやり方では、本当に欲しい情報にすぐにアプローチできない。

ここで、他人の保有している情報が欲しい時とは何かを考えた。

ずばり、「あんなツール持ってない?」とか、「あの資料どこだっけ」といった情報である。

ここで結構多いのは、「図やイラストの在り処」とか、「自動処理マクロの在り処」である。

特に後者にあっては、個々の(良い意味で)サボりたがりな社員が自分の作業を楽にすべく作成したエクセルマクロのツールがごまんと眠っている。

しかし、そのツールが欲しい時、誰が持っているのかわからない。

その存在を知っていたとして、どこにあるのかわからない。

どこに有るのか知っていたとして、そこにたどり着くのがめんどくさい。

そこで、、、天才的なアイデアを思いついたのでメモ。

情報共有ツール

誰かがイケてるツールを作ったとする。

情報共有ツールにその情報を登録していくのだが、ポイントは

「何」の「何」を「どう」する「何」なのかが整理されていること。

例えばPDFから特定のキーワードが何件あるのか調べるエクセルマクロを作ったとする。(そんなことできるのかわからないが)

これを登録する際には、
「PDF」の「文字」を「カウント」する「エクセルマクロ」として登録する。

この情報が集約されると、
「あのPDFのマクロツールなんだっけ」という曖昧な記憶であっても、
「PDF」かつ「エクセルマクロ」でグループ化されたツールから見つければよい。

これと該当ツールの保管場所のアドレスがリンク付けされていれば、ワンボタンでダウンロードすることができる。

これはブラウザのアドレスバーに社内共有フォルダのアドレスを入力すると、自動で該当ファイルがダウンロードされる仕組みを利用したものだ。

早く作りたい。

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